Ett torrt jobb men någon måste göra det: ”Upphandling är det roligaste som finns”

Offentlig upphandling. Bara ordparet kan få många att skälva till av olika anledningar, men sällan är det av nyfikenhet och passion.

Samtidigt är det någonting som måste finnas när en kommun behöver anlita entreprenörer för att utföra allt från snöskottning till att ta hand om äldre.

I det här fallet verkar också Smedjebacken har haft turen att har två upphandlare som faktiskt kan se på sitt uppdrag med nyfikenhet och passion.

Lina Kihlmark, upphandlingsansvarig. Rebecka Ovesen, upphandlare. De sitter i ett hörnrum på övervåningen i Grenanderska huset intill Svartån och Ovako i Smedjebacken. De har varsin plats bakom skärmar, men tvärtemot vad man skulle kunna tänka sig är de, enligt Lina Kihlmark, långt ifrån avskärmade från världen utanför.

Även om hon kan förstå att världen utanför initialt är av en annan uppfattning. Inte minst berörda företagare som står i begrepp att lämna ett anbud för att få uppdrag av kommunen.

— När vi träffar företag så brukar vi säga ”nu ska vi prata om allas favoritämne” och då börja folk ofta skruva på sig. Men vi älskar vårt jobb och tycker att upphandling är det roligaste som finns, även om vi har full respekt för att alla andra inte gör det, säger Lina Kihlmark.

Varför skruvar folk på sig när det hör ordet upphandling?

— Det är mycket juridik och det är fyrkantigt och kan uppfattas som svårt. Men vi försöker avdramatisera det och man kan alltid komma till oss så att vi kan förklara och vägleda.

Vad är upphandling då?

— Vi kan utgå från lagen om offentlig upphandling. Det är en lagstiftning som alla myndigheter har att förhålla sig till. Det handlar om ansvar för skattemedel och att få bästa kvalitet till bästa pris när en myndigheter köper en produkt eller tjänst.

— Alla dessa inköp ska konkurrensutsättas och vi är anställda av kommunen och kommunens tre bolag. När en kommunal verksamhet har ett behov av en tjänst vänder de sig till oss och så genomför vi en upphandling tillsammans.

— Samtidigt är vi också lika mycket serviceleverantör åt företagen. Vi sitter så att säga emellan kommunens interna beställare och företagen som lämnar anbud.

Lina Kihlmark ger ett konkret exempel.

— Kommunen är skyldig att snöröja och halkbekämpa. Det är ett behov vi har varje år. Men ett avtal får inte vara längre än fyra år, så därför behöver avtalet förhandlas om vart fjärde år.

— Det finns en beställare, Bärkehus, som kommer till oss och säger ”nu behöver vi ett nytt snöröjningsavtal”. Vi tar fram ett upphandlingsunderlag tillsammans. Vi pratar om hur vi ska göra, vad vi ska ställa för krav på leverantören och tjänsten.

— I nästa steg annonseras upphandlingen på marknaden ut och så tas det in anbud. Det sker elektroniskt enligt lagen om upphandling. Enligt lag ska annonsen också ligga ute en viss tid, oftast minst 30 dagar. Då får de som känner att ”det här kan jag leverera” chansen att lämna in ett anbud.

Lina Kihlmark berättar vidare att bekymmer kan uppstå om det bara finns en anbudsgivare.

— Det får visserligen vara bara en, men då kan vi inte alltid säkerställa att vi har en bra konkurrenssituation. Men i ett sånt läge får vi också avbryta upphandlingen och göra om den.

Varför finns lagen om upphandling och varför är den så viktig?

— Det är för att säkerställa att skattemedel används på rätt sätt och den är också till för företagarna. Den säkerställer att företag blir rättvist behandlade. Den ska säkerställa likabehandling, transparens och att det inte ställs oproportionerliga krav.

Vad skulle annars hända?

— Det skulle vara större risk för kvalitetsbrister och att vi betalar för dyrt för dålig kvalitet. Det skulle öppna för arbetslivskriminalitet, välfärdsbrottlighet och pennningtvätt.

— De som går vidare i anbudsförfarandet nu granskas på ganska många parametrar. Det handlar om ekonomisk stabilitet, lagefterlevnad, arbetsmiljöbrott, miljöbrott… Det är en lång rad parametrar.

Är det vanligt att ni stöter på det här när ni granskar?

— Vi har ett ganska färskt fall där vi snubblade på ett miljöbrott. Ibland händer upptäcker vi saker när vi får utländska anbudsgivare. Då handlar det framför allt om brister när det kommer till arbetsrättsliga krav.

— Sen har vi haft ett flertal leverantörer som lämnat in oskäligt låga inköpspriser. Då har de fått lov att redogöra för hur de kan gå runt på så låga priser.

Här snuddar Lina Kihlmark vid det som hon märkt är en vanlig fördom om offentliga upphandlingar.

— Det finns en ”sanning” hos en del att kommuner bara upphandlar på lägsta priset. Det stämmer inte överhuvudtaget. Det där med lägsta pris är för det mesta bara en av många parametrar.

— En annan parameter kan till exempel vara att vi beslutar om ett fast pris på vår upphandling. Det hade vi på lekplatsen som byggdes på torget i Smedjebacken.

Hur känns de att får höra att ni bara går på det billigaste priset?

— Man är så van vid det och jag tycker att vi har blivit bra på att bemöta det när vi får chansen att förklara det. Vid första anblicken kan det ju se ut som att vi bara väljer det billigaste alternativet. Men vi har kvalitetskrav och sen sätter ju marknaden ett pris också.

Finns det inte också risk för att ni anklagas för nepotism och vänskapskorruption också?

— Det är något vi har en internutbildning kring. Då pratar vi mycket om jäv och mutor. Man får rannsaka sig själv och tänka ”Har jag en släkting? Är det någon jag är skyldig pengar, eller som är skyldig mig pengar? Om det finns minsta risk för jäv så räcker man upp handen och säger att ”Jag kan inte ta den här upphandlingen på grund av det här”.

— Jag hade en kollega vars sambo kunde tänkas lämna anbud. Då fick hon avstå från att delta i den upphandlingen. Så visst händer det.

Du sa i början att det här var det roligaste som finns. Hur är allt det här roligt?

— För att man får lära sig lite om väldigt mycket. Det är väldigt varierande dagar. Ena dagen är det snöröjning och nästa inkontinensskydd, kontorsmaterial och hjullastare.

— Sen är det inte bara direkt arbete med  upphandlingar. Vi har föreläsningar och är på företagsfrukostar och mässor. Eftersom offentliga upphandlingar ofta ses som ett tråkigt och svårt ämne har vi valt att synas ute på olika marknadsevents.

— Vi erbjuder utbildning för våra leverantörer. De får lära sig hur man hittar våra annonser, hur man registrerar sig. När folk får träffa oss kan vi avdramatisera det här med upphandling. När vi möter folk på riktigt får vi också höra saker som ”Gud, ni är ju jättetrevliga”. Och varför skulle vi inte vara det. Vi är vanliga människor med ett uppdrag.

Med sin utåtriktade inställning till uppdraget har Lina Kihlmark och kollegan Rebecka Ovesen också valt att arbete med språket i dokumenten de hanterar.

— Vi försöker vara mindre högtravande och skriva på förståelig svenska. Istället för att bara hänvisa till en specifik lagparagraf så skriver vi vad som står i lagparagrafen. Vi säger också nästan jämt att det inte finns några dumma frågor.

— Både jag och Rebecka kommer från det privata näringslivet och jag tror att det är en stor fördel att vi har suttit på ”den andra sidan”. På ett företag satt jag till exempel och svarade på upphandlingar inom banksektorn. Det var många gånger jag satt och slet i mitt hår och undrade ”Vad vill de ha? De kan ju inte fråga på äpplen när vi säljer vindruvor!”

Av samma utåtriktade anledning är Smedjebackens två upphandlare också måna om att ta intryck av leverantörernas expertis i processen.

— Vi kan ju inte göra de här uppdragen själva. Det är företagen som sitter på kunskapen. Till exempel om hur man får bort snön bäst. Vi kan inte, men de kan och utifrån det får vi ställa våra krav.

Men om anbudsgivaren försöker finta er då, för att få ut mer pengar ur avtalet?

— Det är därför vi aldrig bara ska fråga en. Där har vi principerna igen. Likabehandling.